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心靈花園會議紀要 · 關于項目内部工作調整會議--廣州 畔山酒店

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作者:心靈花園公益項目組來源:心靈花園公益項目組網址:http://zhongte84745.cn

心靈花園會議紀要 · 廣州 畔山酒店

2018年7月13日


心靈花園的負責人與志願者們在這個七月相聚在廣州, 一起暢談心靈花園近期的工作内容,尤其是下半年工作的具體方案,以便讓大家都心中有數,互相也能更好地溝通配合。同時,我們每一位心靈花園工作站的團隊負責人都需要重新簽訂“心靈花園工作站負責人合作協議”。此外,“志願者承諾書”也需要得到更新,志願者的工作報告與年終總結也需要統一根據模闆來整理呈交。


關于沙盤遊戲專業工作的倫理守則,我們也需要着重重申,新的志願者管理辦法也在西安會議的時候頒布實施了。接下來,我們也需要按照這個統一的新标準來執行我們的工作。


在新的志願者管理辦法中,志願者的申請都要按照新的流程去做:

總部接收志願者申請表

審核管理辦法中對志願者要求的幾個條件是否符合

若符合标準,則把申請表發到所屬地的心靈花園負責人手中

所屬地負責人安排志願者面試

通過面試後,才能真正成為我們心靈花園的志願者



這個流程跟以前是有區别的,以前是負責人自己去尋找志願者在自己的團隊裡工作就可以了,而現在則是要求所有的志願者首先填寫所有相關表格,接受統一的管理。因為每個地方志願者的來源是不一樣的,有的地方是以咨詢師為主,有的地方則是學生為主,有的地方還會是婦幼領域的醫生為主,通過統一的注冊管理,我們作為管理者能更清晰整個大團隊該如何去建設。我們需要整合志願者團隊的構成,避免成員構成的單一化,這樣我們就有能力在福利院裡組織類型更豐富、介入更深、規模更大的活動了。


此外,當志願者的承諾越多,對倫理要求的關注度也會越高。因此,志願者也需要簽署關于倫理、邊界與保密相關的協議,對志願者選擇這個工作的謹慎度是有幫助的,也能幫助他們更加全力以赴地參與到工作中。


當然,這次管理的升級,初衷是為了保證志願者可以有更高的承諾,而各屬地的運作管理依然是各地團隊負責人來主要負責。


新的管理平台上線後,志願者都可以查詢到自己在服務期内最新的信息,包括服務時長、個案進展情況、可享受的課程或獎勵等等。同時也可以讓每一位志願者都擁有自己的學習賬号,可以選擇自己在家裡在線學習,幫助我們成為更好的學習型組織。


在新的管理辦法裡,負責人的工作量是沒有增加的,而所能享有的權利則有所增加:

我們的負責人每年都能參加研究院舉辦的任何一次(不限時間)地面培訓,但這是不跨年累積的,年末不使用則清零。

核心成員參與任何的地面或網絡課程,都計算到個人的學習積累中(即為:記錄學時)


新的組織架構,分為三個部分。

第一個部分是“專業委員會”,分一級與二級。




一級委員會裡有胡艾濃、孫華甯、錢永霞、石聰欣、楊豔、宋羽森、張。這七位老師作為專業委員會裡的第一級,将落實我們在專業上的區域化管理。

二級委員會裡,是區域内的委員,他們将專門承擔區域内個案督導的工作。專業委員會的工作,是更清晰地把學術專業與運作管理區分開,對于一些運作管理能力很強,但學術專業力量不足的,則可以從區域的專業委員會那裡得到專業上的支持。對于需要一級委員會支持的,我們會支付這些老師的相關費用,以便讓區域裡的志願者得到相應的面對面的督導具體教學内容根據實際情況而定

在新架構執行的第一年,我們希望能從以前純網絡的督導與講座,過渡到至少可以有一次兩天以上的面授的講座或督導同時計劃随着時間的推移,能夠做到逐年遞增。這種面授的督導或講座需要當地提前申請,而地點相近的工作站則會合在一起進行。從中産生的交通、餐飲、會場與住宿費用是由項目組(東方心理分析研究院)來承擔的,不會收取志願者任何的費用。我們希望這個公益活動的性質能體現得更加的純粹,也更專業。


當然,我們也要盡可能合理利用資源,鼓勵使用福利院等免費的場地,或學校的免費場地。如果有當地活動需要志願者AA制分攤費用的,我們也希望能報備給研究院,讓項目組也能了解這類活動是如何進行的,我們需要小心避免對我們這個公益活動的潛在的社會風險,防止因為不小心而讓心靈花園公益活動的形象蒙受損失。


對于一些個人工作室,如果希望參與到心靈花園的工作中,可以采取挂牌的形式。至于挂牌的具體内容,可以再商量決定項目組初步拟定為“xx東方心理分析研究院心靈花園公益項目督導點”


此外,關于專業倫理部分也需要大家特别重視,包括如何開始工作、常規的注意事項、志願服務常見問題與解決辦法、如何跟孩子建立關系、工作前的初始訪談的評估與診斷、效果量化衡量,等等。對于新的志願者以及原有的志願者,都需要重新去學習這個部分将在下半年課程中首先推出“志願者八講”,涉及到以上提及到的内容,由一級專業委員會的七位老師,結合多年志願服務的經驗,和專業理論開設志願者最基礎的八個講堂


關于這些内容的學習,我們是需要志願者真正投入在其中的。新的系統會考察志願者有沒有參加學習,有沒有聽完課程,如果志願者不積極認真參加學習,可能将會失去志願者的資格。同樣的,系統也會考察我們講師的表現,如果講師講課的内容和參與人數嚴重不足,我們也可以及時看到系統的數據反饋而更換講師,确保志願者得到專業和有效的培訓。


目前,研究院也在大幅度地設置一些量表放到系統裡,以後,隻要是在系統裡在線填寫的量表,都會反饋回區域,讓當地的負責人了解相應情況。


新架構的第二個部分是“管理委員會”的部分,包括了投訴與監督這兩個方面,這是需要加強的兩個方面的工作。


這兩個方面也是我們負責人考核的加分項。負責人的協議是兩年一簽的,其中的四個表格的内容需要在年終作統計,如果第一年考核成績低于70%,就會作出口頭或書面的調整建議;如果連續兩年低于70%,就會在兩年協議到期時終止協議了。如果第一年考核就低于50%的話,協議就自動終止了,第二年就不再履行合作協議了,就需要另外選擇負責人了。


當然,我們也會跟福利院有電話回訪,去核實實際的情況,也會跟志願者團隊中的其他志願者進行溝通,作為對工作的反饋。這也是投訴與監督方面的重要内容。


新架構的第三個部分是執行處項目組已安排孫華甯、楊豔兩位老師

執行處”會涉及到前面所述的專業部分以及管理部分。


無論是專業委員會的成員,還是管理團隊的成員,都是我們核心小組核心小組在《團隊負責人合作協議書》中有說明,可以查看微信曆史消息:“團隊負責人合作協議書”一文的成員,都有參加免費地面培訓的機會。希望參加地面培訓的老師,能在志願者大群裡做一個5-10分鐘的分享,以便讓所有的志願者都能從中受益,同時也是對自己的鍛煉。希望也籍此把志願者講者的群體也擴大起來。



以下為會議讨論部分節選


有負責人認為,新來的志願者直接到福利院做孩子的個案,感覺是不太合适的,所以他之前會采用小組工作的模式,經過一年的實踐,覺得志願者可以單獨工作了,才放手讓他獨自跟孩子工作。而按照現在的志願者管理辦法,這樣的新志願者已經不可以直接到福利院工作了。這也是我們接下來要重點加強管理的方面。目前新簽的工作站,我們都要求要有兩種類型的活動,其中一個是每月一次在福利院的以團體為主的活動,這是以大學生志願者為主的,他們沒有個案工作經驗的,就需要在這樣的活動中得到成長。所以我們需要福利院裡有兩撥志願者,一撥人是做深度的個案工作的,另一撥人則是帶領團體活動的。兩撥人之間需要互相協調好。其中所提到的團體活動,是指有心理意義屬性的團體活動,而不是一般的社會團體活動。


其他流派的咨詢師,如果希望成為心靈花園志願者,也可以提交申請,當我們覺得他符合要求的時候,都會轉交給當地負責人,由當地負責人評估決定是否錄用為當地的志願者參與到心靈花園工作中。


關于現有志願者的相互交流與繼續教育,包括遇到問題時的督導,有些團隊采取每月或每兩個月聚集一次組織培訓與督導的方法,但參加率有下降的趨勢。對于這樣的問題,我們一方面可以通過分享以往多年的經驗幫助志願者獲得啟發,也有助于他們提升專業技能;另一方面,優秀的志願者也可以有更多的機會參加到研究院的培訓學習中;而且,鼓勵志願者通過斐樂蒙等平台分享他們的經驗,也有助于志願者之間的互相學習與交流。在新的管理系統裡,大家遇到任何問題都可以在系統中随時提出,而專業委員會成員則輪流定期上去回複大家提出的問題。


關于心靈花園個案數量的問題,我們鼓勵在保證已建立的工作站工作穩定的前提下,可以更多地服務其他的孩子,這也是我們心靈花園工作的初衷。這種情況可以采取建立分站的形式來進行管理。


孩子在福利院其實是很煩躁的,他們生活中的重複度是我們難以想象的。如果我們能把好的方案給他們,福利院是需要的。等我們把這些東西補充進去之後,我們再跟他們去溝通心理是怎樣的一個東西,就會更容易被接受。


關于孩子接受沙盤治療的時間受局限的問題,我們把孩子工作的時間預先固定下來,孩子在沙盤工作之外的時間就可以由福利院按照他們的計劃來安排了。


不鼓勵志願者去一次福利院隻工作一個個案,因為要考慮到路途上的成本,如果一次隻工作一個個案,往返時間等成本就太高了。所以我們建議志願者每次工作2-3個個案。除了往返成本方面的考慮,從志願者成長的角度看,也需要接觸更多的個案,才能更加真切地感受到福利院孩子的真實處境,才能真正走進他們的内心。因此,我們要篩選志願者,控制志願者的數量。而每個志願者每年至少工作30次的要求還是要執行。每個地方的特殊情況都會不同,可以更多地溝通并找到當地的解決辦法,我們的初衷就是把工作做得更踏實,提高志願服務的質量。


總體而言,我們目前整頓架構,一方面是要加強專業性,要提升服務的品質,這也是我們之所以要篩選志願者的原因;另一方面,就是要加強倫理管理的問題,尤其對于有的工作站得到資金資助了,志願者的抱怨是會明顯的,這對于我們整個架構也會造成負面的影響,甚至會影響到整個心靈花園團隊。因此,我們要更嚴格地重新簽署合同,所有負責人合同都會通過律師審核。這也是為了盡可能避免能遇見的潛在風險,保證我們心靈花園項目的可持續發展。



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